СЭД - система электронного документооборота

Система электронного документооборота – это программный комплекс внутри одной или нескольких организаций, который способствует созданию, редактированию, контролю, ведению и управлению документооборота организации(ий).

Система электронного документооборота – это программный комплекс внутри одной или нескольких организаций, который способствует созданию, редактированию, контролю, ведению и управлению документооборота организации(ий). Кроме общепризнанного сокращения СЭД существует и другое понятие САД – система автоматизации документооборота, а так же СЭДО – система электронного документооборота организации. Дополнительно применяется такое понятие как СУД (система управления документами) или DMS (Document Management System), в основном последнее понятие используется только по отношению к управлению документами, а не их организации. Так же иногда можно отнести понятие DMS к такому широкому понятию как CMS (Content Management System), то есть управление «контентом». Если DMS – это документация, то в понятие «контент» входит достаточно широкий спектр материалов. Ещё одно сокращение, которое достаточно близко к СЭД – это EDI, в переводе электронный обмен данными, однако всё-таки понятие «данные» и «документ» не идентичны.

Заказать услугу

Компания Итеранет – системный и сервис интегратор, который разрабатывает, внедряет, и оказывает комплекс мероприятий по интеграции в организациях электронных систем документооборота. Почему у нас нет «коробочных» версий СЭД? Мы имеем 10-летний опыт внедрения программных решений в организациях разного уровня и разных тематических сфер, начиная с предприятий сферы «малого бизнеса» и заканчивая крупными монополиями. ИТЕРАНЕТ была создана в 1999 году, и за 15 лет работ в ИТ сфере мы получили богатый опыт сотрудничества с разными компаниями и можем с уверенностью сказать – к каждому клиенту нужен персонализированный подход. Конечно же, у нас есть некоторые узконаправленные готовые решения для разных сфер, с ними вы можете ознакомиться в разделе «Программные продукты», там вы сможете узнать про программу БИЛНЕТ для операторов связи (тарификация и передача данных), Business Guardian (защита локальной сети, эвристический мониторинг локальной сети), Карго 3 (продукт для интернет-магазинов и транспортных или логистических компаний), и многие другие...

Мы хотели бы подчеркнуть, что качественная система электронного документооборота – это СЭД сделанная на заказ. Конечно, вы можете купить любую коробочную версию, благо фирм, которые производят программы по документообороту – бесчисленное множество; у каждого разработчика есть множество версий под разные сферы деятельность; есть разные модули; и т.д. и т.п.

Если вам нужна консультация по разработке и внедрению СЭД, если вам нужна помощь в составлении технического задания, если вы хотите просто узнать «что такое сэд», то достаточно позвонить нам по телефону +7 (495) 788-85-01, либо заглянуть на страницу «Контакты». Наши специалисты будут рады оказать вам любую консультационную помощь. Мы настоятельно не рекомендуем углубляться в изучение СЭД, если перед вами не стоит такой задачи, потому что рынок и спецификация каждого программного продукта – это тексты по объёму равные дипломным работам. Мы предлагаем обратиться к нам, чтобы мы могли оценить сложность внедрения системы электронного документооборота непосредственно на вашей фирме.

В следующих главах данной статьи мы подробно распишем все основные платформы СЭД, существующие на данный момент, а так же перечислим все OEM-версии систем электронного документооборота. Следующая часть статьи будет полезна тем, кто хочет полностью разобраться в данной сфере.

Оглавление

Организация документооборота.

Принцип работы документооборота.

Принцип работы электронного документооборота.

Классификация систем электронного документооборота.

1С: Документооборот.

Список всех систем электронного документооборота.

Организация документооборота

Документооборот ещё 10 лет назад применялся в основном только на управленческих должностях, однако сейчас документооборот применим к любому отделу, за исключением некоторых производственных, при этом взаимообмен документами происходит между каждым сотрудником (к примеру, при поступлении человека на работу отдел кадров [HR] выдаёт ему комплект подтверждающих документов, таким образом можно утверждать, что даже группа «клининга» (уборщики) так же входят в систему документооборота).  Документооборот является частью делопроизводства, об этом мы расскажем ниже.

На 2013 год мы оцениваем объём систем электронного документооборота в 500-600 млн. долларов, а в 2011 году этот же рынок составлял в численном значении около 250 миллионов долларов. При этом расходы на бумажную документацию и канцелярию, а так же оргтехнику – никто никогда подсчитать и не пытался.

Описание организации документооборота в организации невозможно без такого понятия как «управленческая деятельность», которая включает в себя обработку всей поступающей корреспонденции (документации), обработку этой документации, и хранение/сортировку этих материалов. Следующим шагом управленческой деятельности является производство документации и её распространение (читай, передача) как внутри организации, так и за её пределы.

Существует такое понятие как ДОУ, которое практически идентично понятию «делопроизводство». ДОУ – это документационное обеспечение управления. Основным документом в делопроизводстве является документ: ГОСТ Р 51141-98 (о нём мы ещё расскажем). Делопроизводство классифицируется на 3 этапа:

1)      Документирование (производство документации)

2)      Документооборот (ведение учёта, транспортировка документации)

3)      Архив (или «архивное дело», то есть хранение документации)

При этом электронные системы документооборота активно вбирают в себя все 3 этапа делопроизводства, становясь фактически системами электронного делопроизводства, однако понятие документооборота крепко въелось во все сферы, и теперь делопроизводство применяется в русской речи гораздо реже. Понятие электронного документооборота появилось только благодаря техническому прогрессу и созданию платформ для разработки программного обеспечения для хранения и обменом документаций внутри и вне организаций.

Согласно российскому законодательству – ответственность за делопроизводство (документооборот в том числе) возложены на руководителя организации, если во внутренних договорах не оговорено иное (применимо к конкретным сферам). На основе ОКУД (см. в википедии) определяется состав организационно-распорядительных документов. Общие требования по делопроизводству и документообороту можно найти в ГОСТ Р 6.30-2003.

Принцип работы документооборота

Обычный документооборот опирается на 3 логичных шага:

1)      Обработка поступающих документов

2)      Обработка исходящих документов

3)      Обработка и работа с внутренними документами

Принцип работы электронного документооборота

Здесь всё так же относительно просто. Для того, чтобы создать и организовать работы электронной системы документооборота необходимо установить на клиентских машинах (ЭВМ или ПК) программу-клиент. На сервере нужно установить либо серверную часть программного комплекса, либо достаточно установить базу данных, с которой будут работать клиентские машины. Иногда база данных не требуется – это применимо в тех случаях, когда сотрудники имеют у себя только клиентскую программу (пример – Microsoft Office), а вся документация поступает на сервер (им может выступать даже 1 компьютер работника) в определенные каталоги.

Стоит отметить, что приведенной выше пример только с клиентской частью нельзя назвать полностью функционирующей электронной системой документооборота, так как не будут выполняться важные процедуры электронного документооборота: сортировка, хранение, контроль и мониторинг. То есть собрать статистические данные без какого-либо серверного программного обеспечения практически невозможно.

Последние версии СЭД (в том числе и некоторые бесплатные версии систем электронного документооборота, которые можно скачать в свободном доступе из интернета) способны так же строить самостоятельные графики, обладают веб-интерфейсами, умеют редактировать  документы налету, а некоторые из них даже работают в «облаке», то есть нет клиентской части (за исключением браузера/проводника, но их можно и не расценивать в качестве клиента).

Классификация систем электронного документооборота

Системы ЭД можно разделить на 9 классификаций на основе платформ, на которых они производятся, при этом мы отдельно выделили некоторые кластерные платформы:

1)      Отечественные СЭД – системы электронного документооборота

2)      Западные ECM или ECMS – Enterprise Content Management System

3)      1С

4)      Microsoft SharePoint

5)      Oracle

6)      IBM

7)      Внутренние разработки (In-house)

8)      Системы документооборота на open-source платформах

9)      Google Apps for Business

10)   Другие ERP

Отечественные СЭД отличаются от западных аналогов глубиной локализации и качеством проработки на уровне соответствия российскому законодательству, и как ещё говорят, «отечественным реалиям». В основном это либо поверхностные разработки широкого применения, либо слабые бесплатные ПО, либо узконаправленные специфические.

Зарубежные ECM отличаются качеством, глубиной проработки, простой системой «ready to buy» и «ready to use», то есть многие программы легко можно купить в пару кликов (и списаний с карточки), самостоятельно установить. У некоторых даже встречаются филиалы в России, а так же есть русификация, но зачастую зарубежные программы не учитывают особенности российского законодательства и русского менталитета.

 – мы выделили данную платформу в отдельную классификацию, так как рынок 1С один из самых насыщенных в разных сферах (это и СЭД, и CRM, ERP, ITSM, PM, HR-модули, и так далее). Достаточно стать программистом 1С, пройдя курсы, и можно выпускать свои модульные версии на любой случай жизни, взяв за основу, к примеру, «1С документооборот» и назвав модуль «1С: Документооборот в банке». Все модули 1С являются платными, однако за счет платформенности они получают обновление от центра 1С. 1С не требовательны к ресурсам, имеют заранее готовый пакет из множества функций (об этом в следующих главах). ITERANET активно развивает направление 1С, и мы будем рады создать для вас любой модуль по требованию, установить и настроить 1С-Документооборот, вы так же можете заказать у нас абонентское техническое обслуживание 1С. Наши контакты расположены здесь.

Microsoft SharePoint – прочитать о SharePoint можно здесь. SharePoint и есть система электронного документооборота. Система очень проста в использовании, и если раньше вы работали с Office, то сможете быстро обучиться SharePoint, однако код закрытый, что не позволяет дорабатывать SharePoint под свои цели. Функций так же немного, однако присутствует русификация, и цена в 100 рублей за 1 лицензию манит многих пользователей. Такого рода системы подойдут очень маленьким фирмам, к примеру, ИП, или с штатом сотрудников около 10 человек, просто для хранения документов и одновременной работы с ними. При этом стоит отметить, что Google Docs (он же Google Disk) совершенно бесплатен и уже может заменить SharePoint.

Oracle – на платформе Oracle (как и у 1С) есть приложение Oracle UCM. Это достаточно специфичная платформа, и её можно рекомендовать среднему и крупному бизнесу. Если утрировано сравнить 1С и Oracle – то 1С это велосипед, а Oracle – это Lamborghini. Oracle UCM может работать с AutoDesk Auto CAD, Lotus Notes Email,  Microsoft Office, Outlook, Oracle StarOffice, и другими программами. Oracle – это гарант информационной безопасности предприятия, так же на основе Oracle UCM можно конвертировать более 500 форматов прямо через интерфейс без дополнительного ПО. Обо всех преимуществах Oracle UCM мы расскажем отдельной главой. Компания ИТЕРАНЕТ так же разрабатывает и внедряет Oracle UCM, а так же имеет статус партнера Oracle, поэтому мы можем специализировать UCM под ваши требования и пожелания.

IBM документооборот – это очень специфичная платформа, направленное в основном на защиту архива данных, так называемую разработку IBM: Dassault Systemes SmartVault. Если вас интересует СЭД на платформе IBM – то компания ИТЕРАНЕТ с радостью сможет разработать для вас данный комплекс, так как в  нашем штате есть сертифицированные специалисты IBM.

In-house документооборот – это разработки СЭД внутри организаций, которые пишутся на платформах, либо «с нуля»; такие системы действительно существуют, однако информации по ним по понятным причинам практически нет.

Open-Source СЭД – это системы электронного документооборота написанные на открытом коде. Зачастую – это самые дешевые разработки, однако всё зависит от того качества, которое предоставляет разработчик OS платформы, либо разработчик самого программного комплекса. К примеру, можно взять платформу Alfresco – компания ИТЕРАНЕТ давно использует данную платформу для тех применений, где нет возможности применить какие-либо другие платформы. По вопросам работы Alfresco вы можете обратиться к нашим специалистам по телефону +7 (495) 788-85-01.

Google Apps for Business – это облачная разработка от интернет-гиганта, которая позволяет буквально за 150 рублей в месяц (цена на одного пользователя) хранить и обрабатывать всю свою документацию в облаке. Ознакомиться с Google Apps for Business можно на этой странице. Конечно же, облако нельзя модифицировать или переписать, здесь нет локализованных под Россию модулей (вроде бухгалтерских или иных отчетов), но и в этой сфере Google сможет найти своих клиентов. Так же для совсем «бедных» существует Google Disk – который работает на свободной безвозмездной основе.

1С: Документооборот

Мы можем предложить вам стандартные варианты решения проблемы документооборота, к примеру, на основе «1С:Документооборот», и так как мы являемся дистрибьютором 1С, то можем предложить вам установку всего комплекса 1C по крайне сниженной цене; но мы бы рекомендовали подойти к процессу «творчески». Если вы только начинаете работать с документооборотом, то оптимальным вариантом, конечно же, может стать 1C: Документооборот, так как он включает в себя множество готовых функций и решений. В свою очередь – мы можем предложить вам провести презентацию по функционалу и по работе с программой 1С, демонстрацию функциональных особенностей программы «1С: Документооборот» (а так же любых других модулей 1С, к примеру, «1С: Предприятия», «1С: Бухгалтерия», и т.д.).

В дальнейшем мы обеспечим:

  • Бесперебойную работу документооборота на базе 1С;
  • Технические консультации;
  • Круглосуточную техническую поддержку;
  • Выезд специалистов для решения возникающих проблем;
  • Выезд экспертов для обновления продуктов и баз;
  • По требованию – юридические консультации;
  • Расширение и доработку функционала программы;
  • Консолидацию функционала 1С: Документооборот с другими программами на платформе 1С, а так же интегрирование 1С с вашими разработками (к примеру, с «облаками» или же с веб-интерфейсами).

Функционал «1С: Документооборот»

Программа 1C:Документооборот, по сути, является «продолжением» программы 1С:Предприятие. На 2013 год самой последней версией считается «1С: Документооборот 8». Одной из главных проблем, которую решает 1С – является возможность работы нескольким людям с одним документом, так как при обычном хранении документации на сервере без использования Microsoft SharePoint – два человека не смогут работать с одним документом. Так же не будет проблем с сохранением документа – документация сохраняется шинглами (или частями), таким образом вы не потеряете несколько часов работы впустую, а это в свою же очередь – экономия трудо-часов.

Конечно же, многими исключительно подчеркивается, казалось бы, такая стандартная функция, как поиск документов. При этом стоит понимать, что у многих бесплатных СЭД, а так же заказных СЭД – такая функция либо вообще отсутствует, либо функционирует не полностью. Поиск в 1С: Документооборот работает точно так же, как и поисковые запросы к SQL базам или, пример попроще, поисковым базам (Яндекс, Google). То есть – вы можете задать «минус-слова» для поиска, можете задать поиск по базе документов при помощи «неопределенных запросов» (к примеру, «бухгал*» означает, что будут найдены все документы, где встречается слово «бухгал» с любым окончанием), вы можете искать какие-то сложные параметры. 

Следующий, бесспорный довод в пользу 1С, это единая система шаблонов. У вас есть свой корпоративный стиль? Есть конкретные бланки заявлений, распоряжений, указаний, докладных? В 1С:Документооборот можно всё распределить по каталогам, и сократить время написания всех отчетов, приказов, и прочей документации, буквально «в 1 клик».

За счёт того, что программа разрабатывалось свыше 10 лет на базе «1С Архив», она стала максимально анти-специфичной, то есть может быть установлена абсолютно на любом предприятии, вне зависимости от его направленности: будь-то IT подразделение, коммерческая или некоммерческая организация, нефтегазовая фирма, или даже интернет-магазин. Значения не имеет – программа будет выполнять свои функции исправно на любом предприятии. Дополнительным явным преимуществом является возможность спецификации 1С: Документооборот под цели конкретно вашей компании. В компании ИТЕРАНЕТ имеются сертифицированные программисты 1С, что позволяет нам разрабатывать крайне сложные дополнения в максимально сжатые сроки. Адаптация 1С, конечно же, стоит дополнительных денег. Однако если готовые решения на базе 1С стоят дешево, а доработка стоит дорого, то компания ИТЕРАНЕТ не делает никаких наценок на доработке, так как мы имеем и большой штат специалистов, и технические возможности, и отлаженную систему модернизации кода.

Преимущества 1С: Документооборот

Итак, давайте перечислим основные преимущества 1С:Документооборот:

1)      Быстрое внедрение документооборота;

2)      Нетребовательное как клиентское программное обеспечение, так и серверное оборудование;

3)      Учёт документов;

4)      Взаимодействие сотрудников;

5)      Контроль документооборота;

6)      Конечный анализ документооборота;

7)      Систему безопасности для хранения документации на серверах компании;

8)      Централизованное хранение всей документации;

9)      Одновременная работа несколько специалистов над одним документом;

10)   Относительная простота доработки кода программы, возможность улучшения и адаптации программы под задачи вашей фирмы;

11)   Регистрация всей документации (входящей и исходящей)

12)   Просмотр и редактирование документов прямо в окне программы

13)   Архивация версией документов. Вы сможете увидеть: кто редактировал документ, когда это было, кто внёс правки и какие именно правки были внесены в документ;

14)   Поддержка любых видов файлов, начиная с простых текстовых, и заканчивая приложениями в виде чертежей, графических материалов, аудио и видео материалов;

15)   Поиск документов не только по заголовку, но и по содержанию;

16)   Возможность «маршрутизации» документов;

17)   Возможность автоматически подгружать документы со сканеров, через электронную почту и так далее – больше ни один «скан» или электронное письмо не потеряется;

18)   Возможность мониторинга загруженности сотрудников, построение графика работы сотрудников, график документооборота.

Законодательная основа разработки 1С:Документооборот

За счёт того, что 1С: Документооборот используется в огромном количестве компаний, в том числе и в государственных органах, он получает очень частные обновления согласно законодательству, полностью русифицирован и локализован для работы в РФ. Вот перечень основных документов, на основе которых работает Документооборот от 1С (доступны к скачиванию):

Цена «1С:Документооборот»

Стандартная цена самого продукта в районе 15-30 тысяч рублей (в зависимости от типа покупки – розница, или дилер). Дополнительно потребуются пользовательские лицензии, которые стоят от 5000 до 10000 рублей. Таким образом, к примеру, с учетом всех стандартных скидок, установка документооборота на 500 ПК будет стоить 1.515.000 рублей (без учета стоимости работы специалистов). На 50 компьютеров стоимость установки документооборота обойдётся в 165 тысяч рублей, что является достаточно скромным бюджетным решением. Дополнительно потребуется заплатить за работу специалистов по настройке сервера, программного обеспечения, и дополнительную работу программистов по улучшению функционала (обычно 5 часов работы специалистов у всех компаний франчайз идут «в подарок»).

Различия версий 1С: Документооборот ПРОФ и 1С: Документооборот КОРП

Так же существует версия «1С Документооборот ПРОФ» и «1С Документооборот КОРП», которые отличаются и функционалом, и ценой. Версия «КОРП» в рознице стоит 120 тысяч рублей, версия «ПРОФ» в рознице стоит 30 тысяч рублей.

Основные функциональные возможности двух версий (данные пункты есть как в версии ПРОФ, так и в версии КОРП):

  • Учет договоров
  • Ведение учета по номенклатуре дел
  • Автоматическая генерация регистрационных номеров
  • Настройка правил учета документов в разрезе видов документов
  • Сканирование документов
  • Распознавание изображений
  • Автоматическая загрузка файлов из каталогов
  • Настройка правил учета в разрезе номенклатуры дел
  • Учет передачи дел в архив, уничтожение дел
  • Учет по организациям
  • Учет входящих документов
  • Учет исходящих документов
  • Учет внутренних документов
  • Учет по вопросам деятельности
  • Составные бизнес-процессы обработки входящих и исходящих документов
  • Загрузка и отправка документов и файлов по электронной почте
  • Хранение файлов в информационной базе и в томах на диске
  • Коллективная работа с файлами любых типов
  • Хранение и контроль версий
  • Ведение журнала передачи документов
  • Настройка личного доступа к документам
  • Ограничение права доступа к документам и файлам по папкам, видам документов, грифам доступа, вопросам деятельности
  • Использование ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов
  • Учет персональных данных в соответствии со 152-ФЗ
  • Учет обращений граждан в соответствии с 59-ФЗ
  • Визы согласования
  • Интеграция с локальным почтовым клиентом
  • Автоматическое заполнение файлов по шаблонам
  • Вывод документов в разных классификационных разрезах
  • Подписки на события
  • Уведомления о событиях
  • Банковские счета
  • Сложное согласование документов
  • Размещение файлов в томах по условиям
  • Автоматическая очистка устаревших версий
  • Настройка дополнительных связей между документами
  • Автоматическое заполнение документов по шаблонам
  • Учет нескольких резолюций по документу
  • Учет и контроль переадресации входящих документов
  • Многовалютный учет сумм в документах
  • Установка сроков бизнес-процессов с точностью до минут
  • Настройка и использование дополнительных реквизитов
  • Типовые бизнес-процессы (рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, поручение)
  • Шаблоны бизнес-процессов
  • Распределенная информационная база
  • Полнотекстовый поиск любых данных
  • Обмен данными с типовыми конфигурациями
  • Обмен данными с типовыми конфигурациями на 8.2
  • Версионирование объектов
  • Уведомление о задачах по электронной почте
  • Структура организации
  • Дополнительные отчеты и обработки
  • Списки рассылки по корреспондентам
  • Способы доставки
  • Решение вопросов выполнения задач
  • Расширение списка согласующих после старта согласования
  • Последовательное выполнение процесса «Исполнение»
  • Дополнительные реквизиты процессов и задач
  • Список последних обращений к данным
  • Расширенный полнотекстовый поиск
  • Нумерация по связанному документу
  • Учет и контроль передачи документов
  • Учет затрат рабочего времени сотрудников
  • Учет недействительных пользователей
  • Рабочие группы
  • Встроенный текстовый редактор
  • Бизнес-события
  • Изменение срока действия документов
  • Комплекты документы

Функции, которые отсутствуют в версии ПРОФ, но присутствуют в версии КОРП:

  • Штрихкодирование документов и файлов
  • Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов
  • Печать регистрационного штампа
  • Автоматическая рассылка отчетов
  • Управление мероприятиями
  • Форум
  • Встроенная почта
  • Проекты
  • Принятие задач к исполнению
  • Настройка и использование условий маршрутизации
  • Периодические бизнес-процессы
  • Учет и использование графиков работы
  • Иерархия бизнес-процессов
  • Остановка бизнес-процессов
  • Веб-сервисы для работы с файлами «1С:Документооборота 8» из других приложений
  • Категоризация данных
  • Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам
  • Перенос сроков выполнения задач
  • Протоколирование работы пользователей
  • Рабочий стол руководителя
  • Комплексные процессы
  • Система внешнего документооборота (СВД)
  • Множественные состояния документов
  • Настройка доступности по состоянию
  • Настраиваемое делегирование прав
  • Фотографии пользователей
  • Ограничение доступа через веб-серверы
  • Проверка сложности пароля

 

Как заказать «1С:Документооборот»?

Если вы решили заказать версию 1С: Документооборот, то вы всегда можете обратиться к нашему онлайн консультанту на сайте, или позвонить по круглосуточному телефону службы технической поддержки: +7 (495) 788-85-01. Наша служба поддержки передаст запрос в отдел разработки программного обеспечения, вам назначат персонального менеджера-специалиста, который свяжется с вами всеми удобными способами, сможет подъехать к офис для личной встречи и презентации продуктовой линейки. Так же рекомендуем так же посетить наш ИТ Журнал, в котором вы найдете раздел «Всё об 1С» - в нём располагаются справочные материалы. Также у нас функционирует отдельная страница, на которой расписаны все преимущества платформы 1С.

  

Список всех систем электронного документооборота

Мы смогли насчитать около 70 систем электронного документооборота, которые идут как готовые продукты; при этом в этот список входят как и отечественные разработки, так и зарубежные аналоги. При этом некоторые из данных систем уже давно не поддерживаются командой разработчиков, некоторые системы не имеют сайта-визитки или открытой информации по своему функционалу. Обзор систем электронного документооборота вы можете найти в нашем ИТ Журнале в разделе «СЭД», там же вы найдете отзывы и их функционал. Так же обращаем ваше внимание, что в данном списке преимущественно системы электронного документооборота, но есть и более комплексные продукты, основным функционалом которых как раз является документооборот, поэтому они и попали в данный список. Ещё раз хотели обратить ваше внимание на отсутствие дополнительных версией на основе платформ 1С, Oracle, IBM, и так далее – мы знаем, что есть множество «дополнений» и модулей, но их систематизация, классификация, и даже банальное перечисление крайне затрудняется разрозненной и неточной информацией на сайтах разработчиков. Итак, вот список всех СЭД:



zcxc