1С:Документооборот 8 КОРП

«1С:Документооборот 8 КОРП» создана для организации учета в бюджетных организациях, коммерческих предприятиях как средних, так и крупных, осуществляет автоматизацию учета документов, определяет степень взаимодействия сотрудников, обеспечивает проведение анализа и контроля исполнительской дисциплины.

Программный продукт обеспечивает сохранность документов, быстрый доступ к ним, просмотр, внесение изменений в документы, учет всех изменений в соответствии с распределением прав между пользователями. Программа успешно справляется со своевременным учетом документов, как создаваемых, так и исходящих и входящих в канцелярию предприятия, обеспечивается контроль пересылки документов в другие учреждения, а также поступление от них. С ее помощью ведется учет заявлений и обращений граждан, персональные данные ведутся в соответствии с законом № 152-ФЗ.

1С - разработка программ и внедрение на платформе 1C

Программа позволяет вести учет договорной работы, включающей подготовку проекта вплоть до его подписания и осуществления постоянного оперативного контроля состояния выполнения обязательств по договору, обеспечивает быстрый поиск документов по содержанию, и по его тексту, позволяет работать с разного вида документами: аудио- и видеофайлы; изображения; офисные документы и тексты, созданные с помощью Word и Excel; приложения, архив и прочее.

Программа предназначена для работы с заполнением реквизитов новых документов и электронных файлов с учетом существующих шаблонов; с электронной цифровой подписью для их подписания и шифрования; организации маршрутизации процессов, настраиваемых пользователями; автоматизация работы пользователей в коллективе с файлами и документами, используя бизнес-процессы, выполняющие рассмотрение, утверждение, регистрацию, согласование и исполнение; поддержания процедуры параллельного, последовательного и смешанного согласования. »

1С:Документооборот 8 КОРП»: осуществляет контроль исполнения задач, а также работы с заявлениями граждан; обеспечивает возможность создания нескольких резолюций в документах и создание резолюций руководителей сторонних организаций, присвоение штрихкодов бумажным документам, автоматическое печатание штрихкодов и штампов регистрации на титульных листах бумажных документов, поиск файлов по штрихкодам, загрузку со сканированных файлов и потоковую загрузку с автораспознаванием штрихкодов, проведение анализа документов и файлов для ручного или автоматического присвоения различным данным тематических категорий, автоматический запуск по расписанию любого бизнес-процесса, обмен входящими и исходящими документами с прочими СЭД в соответствии со стандартами, установленными ГОСТом Р 53898-2010, настраивание двухсторонней и односторонней связи документов, обмен в реальном режиме данными с другими базовыми конфигурациями, контроль и учет рабочего времени работников, автоматизацию загрузки всех документов из электронной почты, настройку пользователями имеющихся шаблонов процессов обработки документов.

Программа позволяет организовать учет документов в соответствии с утвержденным на предприятии положением о документообороте и по видам документов. Учет созданных документов, входящих и исходящих осуществляется по ГОСТам и рекомендациям Росархива.

«1С:Документооборот 8 КОРП» с одинаковой эффективностью может использоваться на предприятии, не зависимо от количества пользователей от средней компании до холдинга или в бюджетной сфере, так как программа не имеет четко установленной отраслевой направленности.

«1С:Документооборот 8 КОРП» одинаково стабильно работает не зависимо от количества пользователей через Интернет, в локальной сети предприятия или веб-браузер.

 

Функционал

Рассмотрим потенциал системы «1С:Документооборот 8 КОРП» детальнее.

«1С:Документооборот 8 КОРП» создана для решения огромного количества задач по автоматизации учета документов, осуществления оперативного контроля выполнения заданий, выполнения функций пользователями в соответствии с утвержденными правами. Эксплуатация программы предусматривает ее работу как через Интернет, веб-сервисы или в локальной сети учреждения.

 

Работа с носителями информации

«1С:Документооборот 8 КОРП» работает с документами различных типов. На каждый документ создается учетно-регистрационная карточка, и ее реквизиты соответствуют ГОСТу Р 6.30-2003, рекомендациям Российского архива и правилам делопроизводства, требованиям ГСДОУ.

Система создана для учета входящих и исходящих документов, а также их регистрация. Программа предусмотрена для работы с разными документами – это могут быть бумажные документы, электронные файлы, изображения, факсограммы или телефонограммы, архивы, аудио- и видеодокументы. Принцип работы следующий: документ после поступления на предприятие регистрируется, при этом система создает учетно-регистрационную карточку, разработанную согласно стандартов (ГСДОУ, ГОСТ Р 6.30-2003), рекомендациям Росархива, а также с принятым на предприятии порядком работы.

При регистрации документам присваиваются номера по установленным правилам, и присваивается штрихкод. Автоматически сформированный штрихкод распечатывается на бумажном документе на титульной стороне или отдельно на листе. Наличие штрихкода позволяет ускорить и упростить поиск документа или его карточки. «1С:Документооборот 8 КОРП» выполнять печать штампа регистрации с номером, названием учреждения, штрихкодом и датой регистрации.

Процесс регистрации можно проводить параллельно с другими автоматизированными процессами программы, такими как формирование контрольной карточки, рассмотрение документов, а также доведения для выполнения исполнителям.

В эту карточку можно внести несколько резолюций. Резолюция на документе формируется автоматически при помощи процесса «Рассмотрение», а также вводятся вручную. Авторами резолюций могут быть сотрудники и собственного учреждения или должностные лица других предприятий.

При регистрации документов реализованы следующие операции: обязательно соблюдается поддержка установленного времени для исполнения документа; своевременность оформления дела и передача исполненных и законченных дел в архив для организации хранения или уничтожения; формирование отчета по исполненным документам и поступившим, а также обобщение документов по простроченным срокам.

«1С:Документооборот 8 КОРП» создана для учета переадресации входящих документов другим учреждениям, также автоматически учитываются входящие документы, поступившие от других организаций, и осуществляется автоматический контроль сроков выполнения документов, автоматического учета передачи документов корреспондентам и осуществление контроля соблюдения сроков возврата отправленных документов.

 

Организация хранения и права доступа

В «1С:Документооборот 8 КОРП» все созданные документы и электронные файлы распределены в папках, с учетом структуры предприятия и закрепленных прав доступа.

Папки формируются с учетом утвержденной структуры учреждения или в разрезе типов документов. К каждой папке формируется список пользователей, которым предоставляются права на выполнения различных действий (редактирование документов, изменение, удаление, просмотр). Ограничение прав доступа формируется исходя из вида документа, направлений вопросов, затронутых в них, к какой группе предприятий или физических лиц относится. Программа позволяет хранить документы на диске или в базе данных.

1С - разработка программ и внедрение на платформе 1C

Учет обращений граждан

Обработка и регистрация данных по заявлениям граждан осуществляется согласно с Законом России от 02.05. 2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Учет повторных обращений и дублей также предусмотрен программой, кроме того осуществляется учет обращений граждан переданных в другие предприятия и поступившие от них.

Организация работы с заявлениями граждан выполняется через рабочее место, созданное для этих функций. Специалист, ответственный за участок, видит сразу все поступления обращений граждан, сопроводительные документы и предыдущую переписку по вопросу. Анализ и контроль исполнения при работе с заявлениями граждан формируется в отчеты «Структура обращений за период», «Список обращений граждан», «Исполнение обращений граждан», «Динамика количества обращений».

 

Учет работы с договорами

В «1С:Документообороте 8 КОРП» весь цикл работы, связанный с договорными документами автоматизирован и включает весь цикл работы: с начала работы над проектом договора, внешнее и внутреннее согласование всех пунктов проекта договора, создания базы всех сопутствующих документов, связанным со всеми стадиями создания договора (акты, соглашения, внесение изменений),также учитывается срок действия договора и организация контроля соблюдения сроков их действия, имеется возможность организации учета продления сроков их действия, который ведется в автоматическом режиме, если такой пункт прописан в договоре, учет суммы договора в разрезе видов валюты. В программном продукте автоматизирован процесс исполнения финансовых обязательств договора, кроме того осуществляется контроль наличия всех сопроводительных документов (накладных, актов выполненных услуг, счета-фактуры), своевременности возврата экземпляров договора, переданных другим организациям, а также расторгнутых договоров.

Для проведения анализа и контроля договорной работы создаются такие отчеты: «Сопроводительные документы по договору», «Расторгнутые договоры», «Список заключенных договоров», «Динамика сумм заключенных договоров», «Динамика количества заключенных договоров», «Договоры с истекающим сроком действия».

 

Сканирование документов

Заложенные в «1С:Документообороте 8 КОРП» возможности позволяют загружать все документы (входящих, внутренние и исходящие) и электронные файлы с любого сканера, с поддержкой интерфейса TWAIN. Сканирование проводится в форматы jpg, tif и pdf и даже многостраничных файлов.

В процессе потокового сканирования автоматически распознается штрихкод документов, и формируются многостраничных pdf или tif файлов.

Программа автоматически распознает отсканированные изображения и осуществляет полнотекстовый поиск по этим документам.

 

Инфраструктура объектов - СКС, слаботочные системы, ремонт, настройка, проектирование

Учет электронной почты учреждения

«1С:Документооборота 8 КОРП» предоставляет возможность отправить любой документ по электронной почте из программы. Осуществляется также автоматическая загрузка внутренних и входящих документов непосредственно из электронной почты. При использовании ЭЦП реализована возможность принимать и отправлять зашифрованные файлы с такой подписью.

 

Просмотр, изменение и контроль версий создаваемых документов

На персональных компьютерах сотрудников, пользующихся «1С:Документооборот 8 КОРП» для внесения изменений и просмотра документов, используется установленные специальные приложения.

Ежедневная работа с файлами, выполняемая на «рабочем столе» со специальными настройками, позволяющими видеть весь список документов, которые подлежат редактированию, а также какие задачи еще не выполнены. Кроме того предусмотрена возможность удалять, менять местами и добавить отдельные элементы в конкретном разделе.

Благодаря «1С:Документооборот 8 КОРП» сотрудники учреждения имеют доступ к файлам для их просмотра и редактирования. Доступ к редактированию документов организован так, чтобы исключить конфликт при одновременном внесении изменений сотрудниками с помощью функции блокировки файлов.

Если сохраняются изменения в базе, то автоматически создается новый файл с подробной информацией об авторе, дате, времени изменений.

В карточки файла хранятся все версии, а просмотрев список можно удалить ненужные файлы, изменить текущую версию. Файлы форматов (html, doc, txt, odt, rtf) имеют функцию сравнения версий.

 

Установленные шаблоны для документов и файлов 

«1С:Документооборот 8 КОРП» предусматривает использование документов с автоматически заполняемыми шаблонами. Когда создается новый файла по установленному шаблону, то шаблон автоматически заполняется учетными данными, а это, как правило, наименование, дата создания, автор, сумма договора и другие реквизиты.

Когда создается документ по утвержденному шаблону, все реквизиты карточки также заполняются по шаблону, а к созданному документу автоматически прикрепляются все файлы, указанные в шаблоне, которые также автоматически заполняют реквизиты документа.

 

Создание связи между документами

«1С:Документооборот 8 КОРП» учитывает типовые связи между документами, создаваемые при проведенной регистрации полученных ответов. Также можно настроить и дополнительные связи документов с четким указанием правил пользования этими связями в зависимости от разновидности документа. Связи могут как единичные, так и множественные, односторонние или двухсторонние.

 

Работа пользователей

«1С:Документооборот 8 КОРП» предусматривает организацию совместной работы с документами учреждения с помощью установленных бизнес-процессов.

  •  1. Рассмотрение документа включает процесс от момента попадания документа на рассмотрение его к руководителю и после наложенной резолюции передается назад автору документа. Рассматривая документ, руководитель выносит или текстовую резолюцию, а может передать документ на ознакомление или для исполнения.
  • 2. Исполнение документа включает передачу его на исполнение пользователям по утвержденному списку и ответственному пользователю для контроля соблюдения исполнения, на которого возложены эти функции.
  • 3. Согласование документов осуществляется путем их передачи респондентам, а потом они передаются назад автору этого процесса для ознакомления после согласования для дальнейшей работы или передачи на повторное согласование. Программа поддерживает параллельное, последовательное и смешанное согласования.
  • 4. Утверждение документа ответственным должностным лицом, а затем возвращение его автору.
  • 5. Регистрация документов секретарем или деловодом с присвоением номеров регистрации, заверения печатью учреждения и отправки по указанному адресу.
  • 6. Ознакомление с документами выполняется через отправку необходимого документа пользователям, определенным в списке для ознакомления.
  • 7. Поручения выдаются сотрудникам, а потом контролируется их исполнение.
  • 8. Обработка входящего документа, полная автоматизация обработки входящих документов, начиная от рассмотрения, исполнения и до списания.
  • 9. Обработка исходящего документа, как и входящего, включает полный цикл от создания исходящего документа до согласования, утверждения, регистрации.

Программа позволяет установить задачу не только по конкретному исполнителю, а также с разграничением по ролям. То есть документ передается не просто на утверждение «Директору», а программа автоматически доставит тому, кто именно в этот момент отвечает за выполнение этих функций: или директору или лицу его замещающему.

При создании жесткой маршрутизации имеется возможность настройки шаблонов движения бизнес-процессов в разрезе документов. К примеру, чтобы согласовать договор на сумму свыше 100 тысяч рублей, используется один шаблон, для прочих договоров — другой.

Маршрутизация настраиваться с помощью конструктора.

Исполнение бизнес-процессов по срокам осуществляется согласно установленному графику работы сотрудников, а при необходимости исчисляется в часах или минутах.

Бизнес-процессы автоматически запускаются по расписанию.

Создавая бизнес-процессы, указывается подчиненность относительно к задачам других бизнес-процессов. Выстроенную иерархию бизнес-процессов, создаваемых задач видят все его участники с установленными правами доступа.

Программа позволяет остановить временно любой бизнес-процесс, это будет распространяться на все подчиняемые процессы и задачи.

Поиск документов осуществляется по реквизитам и по содержанию.

В «1С:Документообороте 8» поиск документов осуществляется как по полям карточек, так и по их содержимому всех версий электронных файлов с учетом морфологии английского, украинского и русского языков.

Проводимый учет рабочего времени осуществляется для получения возможности контроля и обеспечения руководителя всей информацией с целью принятия управленческих решений для оптимизации работы сотрудников.

Программа ежедневно формирует отчетность по сотрудникам, которая включает все данные о времени и проделанной работе. Руководствуясь этими отчетами, формируются, при необходимости, различные отчеты о времени, которое потрачено сотрудниками на различную работу по периодам, по отделам и видам.

 

Обмен данными с базовыми конфигурациями

«1С:Документооборот 8 КОРП» позволила реализовать планы обмена с программными продуктами, работающими на основе «1С:Предприятие 8.2»: «Управление производственным предприятием», версия 1.3.6; «Бухгалтерия предприятия» версия 2.0.15; «Управление торговлей» версия 11.0.6; «Управление небольшой фирмой» версия 1.2.2.

Вместе с программой предоставляются правила обмена базовой конфигурации, работающими на основе «1С:Предприятие 8.1″: Комплексная автоматизация», версия 1.0″; «Бухгалтерия предприятия КОРП» версия 2.0; «Управление производственным предприятием» версия 1.2; «Управление торговлей» версия 10; «Зарплата и управление персоналом» версия 2.5.

«1С:Документооборот 8 КОРП» кроме того может выполнять функцию библиотеки файлов в отношении к другим программам. Взаимодействие между системами, работающими на базе «1С:Предприятие 8.2» выполняется при использовании веб-сервисов.

1С - разработка программ и внедрение на платформе 1C

Понравилась статья? Подпишитесь на электронную подписку - это абсолютно бесплатно! Все самые свежие ИТ Новости и интересные материалы будут приходить вам на почту, вы сможете читать новости с экрана компьютера, планшета или телефона.

You must be logged in to post a comment Логин

%d такие блоггеры, как: