1C: Документооборот 8

Система по управлению документооборотом на предприятии «1С:Документооборот 8» является разработкой компании 1С на базе флагманского решения «1С:Предприятие 8.2». Использование данной системы позволяет компании добиться автоматизации всего цикла движения документации. Система разрабатывалось с учетом возможности её внедрения на предприятия различного профиля благодаря гибким возможностям настройки и доработки пот персональные требования.

Документооборот и делопроизводство от Iteranet.ru

Помимо решения задач, связанных с движением документов, «1С:Документооборот 8 позволяет также организовать взаимодействие сотрудников, контролировать ход исполнения задач и анализировать эффективность системы документооборота, что позволяет выявить слабые стороны в процессе разработки и согласования документов и разработать наиболее оптимальную систему, подходящую конкретному предприятию.

Среди конкретных функций, которые выполняет данная СЭД, можно выделить операции по входящей, исходящей документации, обороту документации внутри системы, а также контроль за запросами, заявлениями, заказами потребителей, ведение деловых переговоров с добавлением пояснительных текстов к ним, автоматизация процессов разработки, рассмотрения, согласования, исполнения и утверждения документов. Системой обеспечивается исполнение поручений с учетом времени и сроков. Администратор системы наделен полномочиями по контролю за исполнением поручений. Все документы хранятся в виде файлов внутри системы и возможностью доступа к ним в любой момент времени как отдельного пользователя, так и для коллективного рассмотрения и редактирования.

При необходимости установления безопасности информации, хранящейся в системе, есть возможность разграничения прав доступа для отдельных пользователей или групп пользователей. Таким образом, доступ к информации и её редактированию будет доступен только тем лицам, которые в этом уполномочены. Также одной из мер по обеспечению безопасности является возможность использования электронной цифровой подписи, благодаря чему документ будет утвержден необходимым сотрудником, и что также исключает задержки, связанные с «бумажным» оборотом, рассмотрением и утверждением.

Благодаря минимизации классического физического документооборота, информация о статусе документа, находящегося в обороте в системе «1С:Документооборот 8» всегда будет доступна. Также, исключается риск утери документа в ходе его оборота.

Системой в автоматическом режиме импортируются все документы, полученные посредством электронной почты, или путем их сканирования. Все документы хранятся в архиве организации. По базе данных документов внедрена мощная система поиска. Ведется статистическая отчетность и осуществляется учет рабочего времени сотрудников компании.

Главная задача любой СЭД – эффективная организация хранения и работы с документами на предприятии. Хранение документов в системе «1С:Документооборот 8» строго структурировано для удобства использования посредством реализации системы папок с учетом прав доступа к ним. Система папок может редактироваться в соответствии с организацией на предприятии, или же структурирование может производиться по типам документов. Каждой отдельной папке устанавливаются права доступа пользователей для таким операций, как чтение документа, добавление, изменение или удаление.

Как отмечалось ранее, одними из базовых функций, выполняемых данным решением, является регистрация и учет входящей и исходящей документации. Для реализации данных функций, в системе предусмотрена автоматизированная возможность рассмотрения файлов с их последующим добавлением в базу, а также поддержка документов, для которых установлены сроки для рассмотрения и утверждения. По уже внедренным документам ведется полная статистическая отчетность, доступная для рассмотрения в удобной форме в любой момент времени.

Особенностью использования системы является возможность создания цельного информационного пространства, объединяющего в себя работу таких отделов, как делопроизводство, финансы, работа гос. организаций, работа IT-отдела, работа административного отдела.

Среди особенностей функционала системы для делопроизводителя можно выделить полную автоматизацию работы с документами, которые обычно ведутся в бумажном варианте и у которых есть риск утери или несоблюдения сроков исполнения. Вся документация, находящаяся в системе, а также входящая и исходящая корреспонденция, ведется системой централизованно, что позволяет собрать в одном месте большой массив данных, включающий в себя различные типы документов, что также позволяет организовать эффективную систему поиска информации, даже когда ответственного сотрудника нет на рабочем месте. То есть, доступ к документу, находящемуся на рассмотрении у какого-либо сотрудника, есть у прочих ответственных лиц, без необходимости вмешательства самого сотрудника.

Системой «1С: Документооборот 8» также ведется учет обращения граждан, что является эффективным инструментом для различных государственных учреждений, банков, и прочих компаний, ориентированных на общение с населением. Причем реализация данной функции предусматривает регистрацию обращений как от юридических, так и от физических лиц. Кроме того, решение проблем, изложенных в обращении, возможно в интерфейсе программы, что значительно ускоряет процесс их рассмотрения.

Также полезной функцией системы является ведение учета всех договоров и атрибутов по ним, таких как сроки исполнения договора, список исполнителей и прочие атрибуты. Система поиска организована таким образом, что для поиска полной версии документа, необходимо ввести лишь ключевое слово, а «1С: Документооборот 8» сама предложит нужную информацию. По документации есть возможность введения штрихового кодирования, что сужает время поиска необходимого документа до нескольких секунд.

Внедрение данного решения для финансового отдела позволяет значительно снизить издержки по организации и хранению документации.

Система позволяет значительно повысить эффективность всех финансовых операций благодаря четко организованной структуре, а также эффективному принципу осуществления всего цикла движения документа, включающего в себя рассмотрение, согласование, исполнение, регистрацию и тп. По документу есть возможность просмотра его статуса в любой момент времени, а также в системе реализована система отчетов по каждому документу.

Для компаний, жестко регламентирующих расходы на расходные материалы, использование системы «1С: Документооборот 8» практически исключает данный вид расходов благодаря уменьшению бумажного оборота. Кроме того, значительно снижаются издержки по хранению документов в «физических» архивах. Реализация контроля за исполнением финансовых договоров позволяет обеспечить учет сумм, сроков и исполнителей. Кроме того, система поиска также значительно уменьшает время, необходимое на обработку документов, что может быть полезным для эффективной работы финансового отдела предприятия.

Большой объем информации, характерный для работы государственных предприятий, может значительно уменьшить эффективность работы всех механизмов. Поэтому внедрение «1С: Документооборот 8» на государственные предприятия повышает эффективность обработки данных и понизить издержки.

Благодаря централизованному хранению данных сотрудники государственных предприятий могут быстро и оперативно получать доступ к данным, которые находятся в других отделах или у других сотрудников.

Система позволяет организовать работу нескольких сотрудников, или целого отдела, что включает коллективную разработку, рассмотрение или рассмотрение документации и исключает необходимость поочередной передачи документа каждому сотруднику. Реализация данной функции является эффективной для любой организационной и территориальной структуры компании.

Гибкость системы позволяет внедрять её на предприятия любого размера начиная от небольшого офиса и заканчивая крупными территориально-распределенными компаниями и холдингами.
Сроки внедрения системы составляют приблизительно один месяц, что уменьшает издержки по внедрению и позволяет начать работу с «1С: Документооборот 8» в кратчайшие сроки. При этом стоимость внедрения является небольшой. Ведение системы также не является затратным, так как существует множество специалистов компании 1С, способных осуществлять ведение и управление системой.

Среди функций системы, эффективных в работе государственных учреждений, можно также выделить электронно-цифровую подпись, что позволяет уменьшить уровень бюрократии и повысить оборачиваемость документации. Штриховое кодирование документов позволяет находить нужную информацию в считанные секунды.

Система является понятной конечному пользователю, кроме того компанией организовываются эффективные программы по обучению как дистанционно, так и при посещении различных курсов и семинаров.

Система «1С: Документооборот 8» также позволяет повысить эффективность работы IT-отдела. Данное решение является завершенным и доработанным продуктов без необходимости какой-либо доработки. Система легко изменяется в соответствии с требованиями компании, работающей в любой отрасли, а управление её работой не является сложным. Кроме того, система поддерживает работу с прочими решениями по управлению предприятием от сторонних разработчиков.

Среди преимуществ использования «1С: Документооборот 8» в ИТ-отделе можно выделить: легкость внедрения и управления, простота администрирования и контроля, гибкая настройка разграничения прав доступа как каждому сотруднику в отдельности, так и группе сотрудников, позволяя организовать таким образом коллективную работу. Системой также предусматривается функция по резервному копированию и восстановлению данных, что позволяет избежать потери информации в связи с различными причинами. Доступ к документу может выдаваться согласно различным ролям, таким как регистратор, исполнитель и т.д.

В целом, для руководства предприятия, система «1С: Документооборот 8» может позволить значительно повысить эффективность принятия управленческих решений касаемо документов, договоров и прочей корреспонденции.

Внедрение «1С: Документооборот 8» позволяет добиться улучшения исполнительской дисциплины сотрудников компании благодаря повышению контроля за работой и повышению уровня исполнимости широкого спектра задач. Функция электронно-цифровой подписи обеспечивает высокий уровень безопасности информации. Внедрена возможность наблюдения за движением любых документов, их статуса, ответственных лиц, а также сроков исполнения, при этом в случае необходимости есть возможность оперативного редактирования как самого документа, так и присущих ему атрибутов. По всей системе электронного документооборота на предприятии, «1С: Документооборот 8» ведет статистическую отчетность, что позволяет руководителям организации анализировать эффективность тех или иных процессов и оперативно принимать верные решения для улучшения всех показателей предприятия в целом.

Документооборот и делопроизводство от Iteranet.ru

Компания ИТЕРАНЕТ предлагает разработку систем документооборота и электронного делопроизводства под ключ, в зависимости от ваших требований и нужд. Получить бесплатную консультацию по внедрению СЭД и разработке СЭД вы можете по телефону: +7 (495) 788-85-01.

Понравилась статья? Подпишитесь на электронную подписку - это абсолютно бесплатно! Все самые свежие ИТ Новости и интересные материалы будут приходить вам на почту, вы сможете читать новости с экрана компьютера, планшета или телефона.

You must be logged in to post a comment Логин

%d такие блоггеры, как: