Система автоматизации документооборота OPTiMA WorkFlow

«OPTIMA-WorkFlow» — это комплексная прикладная платформа, которая предназначается для создания решений в сфере управления документами. В ней интегрированы информационные технологии лидирующих производителей Российской Федерации и зарубежных стран, включая созданные на основе российских стандартов средства защиты информации криптографическим методом.

В основе разработки данного продукта заложен интеграционый подход, который базируется на применении проверенных в ходе продолжительной эксплуатации и готовых к использованию программных компонентов. Это позволяет применять в работе с «OPTIMA-WorkFlow» информационные технологии и программные решения, имеющие репутацию лидирующих в своем классе.

Документооборот и делопроизводство от Iteranet.ru

Подбирая идеальный серверный компонент для платформы «OPTIMA-WorkFlow», можно прибегнуть к современным системам и средствам управления базами данных (Oracle Database, Sybase ASE или, например, Microsoft SQL Server). Это гарантирует получение всех преимуществ архитектуры «клиент-сервер», надежное и стабильное взаимодействие с ресурсами операционных систем и вычислительных сетей, возможность масштабирования решений, а также функционирование в корпоративных распределенных вычислительных системах.

Путем использования в качестве пользовательского программного инструментария для формирования отчетности, создания документов, их обработки и т. д. новейших офисных продуктов — таких как Microsoft Office, Calligra Office, Libre Office, Crystal Reports от Business Objects и OpenOffice.org, можно добиться реализации всей гибкости и функциональной мощи, присущей уже освоенным приложениям для обработки документов.

Цели использования и назначение платформы «OPTIMA-WorkFlow»

Главной целью создания АС ДОУ (что расшифровывается как «автоматизированная система документационного обеспечения управления») с последующим ее внедрением является автоматизация и рационализация методов документационного обеспечения управления. Совершенствование методов ДОУ должно идти по ряду направлений, важнейшие из которых:

  • обеспечение автоматизации делопроизводства;
  • эффективное применение технологий для управления процессами документооборота;
  • обеспечение автоматизации архивного и депозитарного хранения информации и документов;
  • обеспечение контроля над деятельностью сотрудников организации, производящих все вышеперечисленные виды деятельности;
  • защита информации от доступа в нарушение должностных полномочий (несанкционированного доступа) и искажения.

Делопроизводство

Для организации документационного обеспечения управления необходимо наличие выработанных правил создания и оформления документов, учетных методов, а также методов временного хранения и исполнения документов. В соответствии с этим, автоматизация ДОУ достигается путем использования реализованных в рамках платформы «OPTIMA-WorkFlow» средств вычислительной техники (СВТ) и информационных технологий, которые обеспечат создание, регистрацию, оформление и учет документов, их систематизацию и классификацию, сбор и исполнение распоряжений руководства, а также подготовку документов к архивному и депозитарному хранению или уничтожению.

Автоматизация процессов обработки документов и документооборот

Для результативной организации совместной обработки документов в рабочей группе необходимо использование как средств вычислительной техники, так и прикладного специализированного программного обеспечения, что даст следующие преимущества:

— возможность фиксирования административных электронных регламентов исполнения документов и утвержденных моделей процессов их обработки;
— обеспечение соблюдения регламентов (технологии) каждым из сотрудников, участвующих в процессах обработки документов; воздействие на документы только в рамках утвержденных операционных процедур;
— гарантия последовательности и этапности работ с документами;
— обеспечение доставки документов на каждый последующий этап их обработки и т. д.

Использование средств платформы «OPTIMA-WorkFlow» дает возможность контролировать состояние документов, осуществлять мониторинг их движения и жизненного цикла, а также, в случае отклонения от нормативных параметров, воздействовать на процессы их исполнения или обработки.

Каждый документ, созданный внутри организации или пришедший извне, характеризуется своим специфическим «путем» движения от одной инстанции к следующей — пока не будет достигнут финальный этап его обработки. Как правило, на последнем этапе производится окончательное оформление, подшивка документов в дела, передача на архивное или депозитарное хранение, а также другие действия, совершаемые в установленном порядке.

Наравне с относительно несложными правилами движения документов от одного этапа обработки к следующему (к примеру, от создателя документа к соисполнителям или соавторам), часто возникает необходимость придерживаться непростых «технологических схем» обработки документов.

Такие процессы характеризуются наличием нескольких стартовых этапов — с них в обработку могут поступать документы совершенно разного содержания и формата представления. Документы проходят каждый свою вереницу этапов обработки, а затем — на определенном этапе — обрабатываются совместно. После совместной обработки зачастую формируется новый документ в новом, отличающемся формате представления, который в качестве составных частей включает в себя «входящие» документы.

Очередность этапов обработки может быть единственной в своем роде и выполняться лишь один раз. Однако обычно осуществление работ в заранее зафиксированном организацией порядке носит периодический характер. Весь процесс обработки конкретного документа, от создания до конечной стадии обработки, рассматривается как «поток работы» (англ. workflow), состоящий из цепочки этапов обработки, для каждого из которых характерна определенная продолжительность работ и конкретное место обработки. Время выполнения процесса складывается из суммы сроков выполнения всех отдельных работ.

Как правило, в системе документооборота организации имеют место «устойчивые типы» документов — порядок обработки каждого из них полностью идентичен. Их жизненный цикл состоит из определенной последовательности одних и тех же этапов обработки, исторически сложившейся или установленной в организации. Для документов таких типов этапы обработки (операции) и очередность их выполнения, места обработки на каждом этапе и т. д. полностью совпадают.

Технологические процессы обработки таких документов различаются только моментом запуска этого процесса и периодичностью, с которой документ проходит все его этапы. То есть, для документов, проходящих обработку по одинаковой технологии, должен существовать типовой регламент или модель процесса обработки.

В системах, созданных на базе платформы «OPTIMA-WorkFlow», использование типовых регламентов процессов обработки для устойчивых типов документов позволит планировать и организовывать движение таких документов в пределах документооборота организации, создать систему контроля над их обработкой и исполнением, то есть, эффективно реализовывать управление выполнением деловых операций.

Также, наряду с фиксированными моделями, в «OPTIMA-WorkFlow» возможно применение «свободной маршрутизации» — модели процессов обработки, при которой правила движения для документа не совпадают ни с одним из существующих в организации типовых регламентов. В таком случае исполнитель, создающий новый документ или обрабатывающий уже существующий, сам должен определить, когда и куда отправить этот документ на дальнейшую обработку.

Документооборот и делопроизводство от Iteranet.ru

Благодаря использованию фиксированных моделей обработки документов в сочетании с механизмом свободной маршрутизации OPTIMA-WorkFlow обеспечивает гибкости в организации документооборота при любых потребностях деятельности организации.

Управление архивным хранением электронных и бумажных документов

В процессе создания автоматизированной системы ДОУ встает необходимость оценить возможность перехода к электронной технологии работы с документами и организации архивного хранения небумажных документов. Такие возможности предусмотрены действующими законодательными актами и нормативными документами.

Купить Dr.Web Security Space. В продаже версия 11

Впрочем, бумажные документы составляют немалую часть корреспонденции организации и в ближайшей перспективе рассчитывать на их полное исчезновение не приходится. Соответственно, трудно поддается прогнозированию возможность в полной мере отказаться от хранения документов на бумажных носителях даже после ввода в действие автоматизированной системы ДОУ. Но вполне вероятно, что будут выявлены новые способы использования электронных образов как альтернативы бумажным документам.

Переход к безбумажной технологии, отказ от повседневного использования бумажного архива и использование архива электронных документов требует весомого усовершенствования организации работ с бумажными документами, их хранения и методов учета.

Перевод документов в электронный вид производится посредством создания ЭОД — электронного образа документа, или ЭАД — аналога бумажного документа. После этого все бумажные документы могут быть переданы на депозитарное или архивное хранение (включая хранение вне организации, за пределами ее территории). Хранение документов в архивах или депозитариях дает возможность при необходимости затребовать оригинал документа, а после использования — вернуть его в архив; также предполагается возможность проведения экспертизы ценности документа, осуществление списания и уничтожение документов, передача их в порядке, установленном законом, на архивное хранение в вышестоящие организации или предъявление документов компетентным органам. Задача организации — создать максимально близкую к идеальной систему по сути «складского учета» и администрирования хранения «материальных ценностей» (то есть, документов), которая среди прочих будет выполнять такие основные функции:

  • оформление передачи документа на хранение (прихода документа);
  • учет места размещения каждого документа с привязкой к структуре и топографии архива;
  • оформление движения документов между архивами и фондами;
  • учет запросов на выдачу документов и их возврата;
  • инвентаризация документов;
  • снятие документов с учета (списание, уничтожение).

Относительно документов, использование которых подпадает под регламент ЕГСДОУ (Единой государственной системы документационного обеспечения управления), в «OPTIMA-WorkFlow» применены требования к организации архивного хранения, полностью соответствующие действующим нормативными и правовыми документами:

— Федеральному закону Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации»;
— Стандарту «Делопроизводство и архивное дело».

В «OPTIMA-WorkFlow» средства для автоматизации администрирования архивов документов как общего, так и кадрового делопроизводства, а также организационно-распорядительной документации (ОРД) имеют функциональные возможности для:

— ведения номенклатуры дел организации и управления ей;
— формирования:
1. Томов (дел) для архивного хранения и описей вложенных в дела документов;
2. Сводных актов и актов на списание (уничтожение) документов;
3. Сдаточной описи структурных департаментов;
4. Сводной описи передачи документов в архив на хранение;
5. Учетных книг по движению и выбытию документов;
6. Сводных актов на списание (уничтожение) документов по итогам экспертизы ценности;
7. Актов о переданных в архивы вышестоящих организаций или Госархив документах;
— проведения экспертизы ценности документов, а также переформирования дел, находящихся на архивном хранении.

Работа с документами по безбумажной технологии

Перейти к работе по безбумажной технологии можно лишь применив соответствующие решения, которые обеспечат процесс перевода в электронный вид бумажных документов. Необходимость подобных спецрешений обуславливается, как правило, заинтересованностью организации в том, чтобы параллельно с «оцифровкой» поступающих документов проводился перевод в электронный вид различных «ретроспективных» бумажных архивов. Для того, чтобы создать полноценный архив электронных документов, способный придти на смену всем бумажным архивам организации, необходимо не просто произвести оцифровку документов (отсканировать их), но и:

— на основе анализа радиочастотных или штрих-кодовых меток, нанесенных на документ перед сканированием, составить образ документа из разделенных на группы изображений, полученных с отдельных листов документов;
— произвести распознавание текста, что даст возможность выполнить индексирование и применять средства контекстного поиска.

Платформа «OPTIMA-WorkFlow» предусматривает автоматизацию всех работ в цикле преобразования бумажных ретроспективных документов, от момента извлечения документа из тома (дела) архивного хранения до момента помещения его в архив цифровых документов и создания поискового индекса. Для преобразования поступающей в бумажном виде входящей корреспонденции и для исходящих документов применяются аналогичные технологии преобразования в электронный вид.

Защита информации от НСД

С учетом того, что системы управления документами характеризуются чрезвычайно высокими требованиями к обеспечению защиты информации, следует отменить, что:

— методы защиты информации, реализованные в прикладной платформе «OPTIMA-WorkFlow» в полной мере соответствуют параметрам класса 1В по защищенности автоматизированных систем от НСД (несанкционированного доступа);

— с целью обеспечения целостности, юридической значимости и достоверности документов в платформе «OPTIMA-WorkFlow» применены механизмы создания и подтверждения электронной цифровой подписи, основывающиеся на использовании разрешенных в установленном порядке СКЗИ;

— разработка платформы «OPTIMA-WorkFlow» ведется ОАО «ОПТИМА», которое входит в Группу компаний «Оптима» и владеет необходимыми лицензиями на деятельность в сфере использования и встраивания средств криптографической защиты информации.

Документооборот и делопроизводство от Iteranet.ru

Пользователи системы

Газпром Добыча Оренбург, Мэрия г. Ярославля, Соловей Фарма, Газпром трансгаз Санкт-Петербург, Новосибирскэнерго, ОАО «Трансконтейнер», Государственное казначейство Украины, Администрация Балашихинского района, Сибур-Холдинг, Lateko банк (Латвия), Торговый дом завода им. А. М. Горького и многие другие.

Компания ИТЕРАНЕТ предлагает разработку систем документооборота и электронного делопроизводства под ключ, в зависимости от ваших требований и нужд. Получить бесплатную консультацию по внедрению СЭД и разработке СЭД вы можете по телефону: +7 (495) 788-85-01.

Понравилась статья? Подпишитесь на электронную подписку - это абсолютно бесплатно! Все самые свежие ИТ Новости и интересные материалы будут приходить вам на почту, вы сможете читать новости с экрана компьютера, планшета или телефона.

You must be logged in to post a comment Логин

%d такие блоггеры, как: