САД — система автоматизации документооборота DocUnity

• Tweet
• Pin It

Современный стандарт программного оборудования, используемый в DocUnity, подымает высокую планку данного продукта. Данная полнофункциональная система, имеет большой выбор платформ, на которой работает DocUnity – это происходит за счет специфики работы на J2EE.

Многофункциональная система документооборота DocUnity, имеющая широкий спектр возможностей.

Она необходима для решения следующих задач:

• Создаются электронные архивные данные, с последующей возможностью работы с ними, а также удобное нахождение конкретных документов;
• Исполнение маршрутизации документов, в рамках рабочего процесса;
• Высококачественная обработка данных и ее дальнейшее хранение;
• Огромный спектр деловых процессов выполняемых данным документооборотом, к ним можно отнести: Согласование документов, исполнение, контроль, регистрация и многое другое;
• Полностью автоматическое ведение архивных данных, с последующей обработкой данных и большим количеством манипуляций с документами;
• Создание базы данных и ее ведение, при постоянном пополнении (физические лица, организации, номера телефонов и многое другое);
• Возможность оперативного управления и ведения бизнес-процессов;
• Создание различных уровней доступа к корпоративным документам;

Для чего необходимо внедрять DocUnity?

• После внедрения системы к целям и задачам можно отнести:
• Значительное повышение труда сотрудников предприятия;
• Безопасное хранение данных и обеспечение доступа к ним;
• Наиболее эффективная и максимально быстрая обработка данных;
• Контроль над исполнением поставленных задач перед сотрудниками;
• Если офисы находятся на большом расстоянии, то проблемой это не является и на эффективность труда не влияет так, как создается единое информационное поле, для всех офисов одного предприятия;
• Затраты на обеспечение и всевозможные манипуляции с документами, приводятся к минимуму;

При организации рабочего процесса, необходимо решение некоторых задач, с которыми позволяет справиться эта электронная система. К таким задачам можно отнести:

• Удобный, а главное быстрый документный поиск;
• Для документов создается единое месторасположение, это очень удобно для удаленных офисов, такой подход удобен в управление документами;
• Имеется возможность гибкого разграничения доступа, для пользователей системой;
• Маршрутизация каждого конкретного документа упрощена до минимума;
• Точное выявление стадии, на которой находится документ, находящийся в обработке;
• Сотрудники имеют возможность быстрого вхождения в рабочий процесс;
• Контролируются сроки сдачи документов;
• Контроль над исполнением поручений руководства;
• Создание и подготовка отчетов в разрезе, об исполнительской деятельности и других статистических данных;
• Часть документов переводится в электронный вид, что в свою очередь уменьшает нагрузку на сотрудников;

Полный функционал

• Документы различного типа, возможность хранения и учета данных
• Контроль над документами, их мониторинг;
• Корреспонденции входящего и исходящего уровней;
• Заключенные договора;
• Удобное и быстрое выявление место нахождения, бумажного экземпляра документа;
• при необходимости имеется возможность печати карточек документов;

Справочники и их автоматизированное ведение:

• поддержка большого количества справочников, более 25;
• Имеется функция выбора самых популярных значений, при наборе карточки;
• Штатное расписание организации ведется абсолютно автоматически;
• Структура осуществляется в иерархическом порядке;

Рассылки на рассмотрение и регистрация для документов

• Система имеет гибкую настройку нумерации документов;
• Ведутся журналы с данными о регистрации документов;
• Полный контроль, во время любого этапа, который в данный момент проходят документы;
• При необходимости, есть возможность распечатать журнал;
• делается рассылка документов на рассмотрение и проверку;

Контроль над исполнением и качеством, поставленной задачи

• Есть возможность создания резолюций, на поручения и документы;
• Делается автоматическая рассылка на рассмотрение документов;
• На любой заказ, можно поставить одного или нескольких исполнителей, а также сотрудника, который станет контролером данного поручения;
• Исполнители, заказчики, а также сотрудники, контролирующие деятельность выполнения заказа, получают уведомления о датах завершения, начала и других данных к заказу;
• Поручение, которое будет выполнено не качественно, можно отправить на повторное переделывание;
• Поручения могут иметь свою иерархию, так вы можете послать дочерние поручение;
• Осуществляется автоматическая подготовка статистических данных и отчетов по выполненной деятельности, что в свою очередь упрощает работу организации;

Согласование документов перед этапом их подписания

• Подписать документы может не только руководитель, а также лица ответственные за данный проект;
• имеется возможность печати листа согласования;
• Если необходима сложная многоуровневая процедура подписания и согласования, то при использовании данной системы, она будет значительно упрощена, что значительно сэкономит время;
• Маршрут согласования можно сохранить и при следующем удобном случае, действовать по шаблону;
• Возможна визуализация маршрутов, для желающих ознакомиться с ней;
• Если есть замечания их можно добавить в документ или отправить на доработку;
• Если вы желаете возобновить согласование, вы можете сделать это с нуля или же начать с последнего уровня;

Архивное хранение документов и их организация

• Каждое дело имеет контроль сроков хранения;
• Поддерживается номенклатура документов;
• В автоматическом порядке формируется архив по хранению документов;
• Есть возможность списания документов в дело;

Облегченный и быстрый поиск

• Поиск по карточкам документов;
• Документы имеют свое значение атрибутов, по этим характеристикам можно вести поиск;
• Имеются удобные фильтры, которые значительно облегчат поиск;

За счет чего обеспечивается информационная безопасность

• Ведется полный спектр протоколов по каждому действию связанными с работой корпоративных документов;
• Разграничиваются права доступа, для каждого пользователя, что исключает утечку информации;
• Существует возможность делегирования своих полномочий;

Файлы и работа с ними, идущие с документами

• Организация механизмов, помогающих коллективной работе с файлами;
• Имеется возможность неограниченного прикрепления файлов, к карточкам заказа;
• Синхронизация данных, помогает работать эффективнее и вовремя получать необходимые данные;

Имеется возможность коллективной работы, что в свою очередь дает свои преимущества и является крайне удобным, для пользователей: имеется коллективный доступ к документам; автоматическая рассылка пользователям исполняющим заказ; Эффективная обработка документов. При поддержке технологических процессов (workflow).

Программный интерфейс довольно-таки прост и не вызывает затруднений, при работе с ним. DocUnity практичная, а главное полезная система документооборота, позволяющая качественно и с меньшими затратами человеческого ресурса, производить свою работу любой организации. Функциональность изменяется, от роли в системе, пользователя.

Для заказа разработки систем автоматизации документооборота обратитесь в компанию ИТЕРАНЕТ. Мы разрабатываем системы документооборота под требования заказчика на оптимальных платформах, в зависимости от типа бизнеса, структуры организации. Так как мы являемся системным интегратором, то мы можем предложить вам комплексное решение любых проблем, связанных с вашим бизнесом. Телефон службы технической поддержки (многоканальный и круглосуточный): +7 (495) 788-85-01.

• Tweet
• Pin It