Современный стандарт программного оборудования, используемый в DocUnity, подымает высокую планку данного продукта. Данная полнофункциональная система, имеет большой выбор платформ, на которой работает DocUnity – это происходит за счет специфики работы на J2EE.

Многофункциональная система документооборота DocUnity, имеющая широкий спектр возможностей.
Она необходима для решения следующих задач:
- Создаются электронные архивные данные, с последующей возможностью работы с ними, а также удобное нахождение конкретных документов;
- Исполнение маршрутизации документов, в рамках рабочего процесса;
- Высококачественная обработка данных и ее дальнейшее хранение;
- Огромный спектр деловых процессов выполняемых данным документооборотом, к ним можно отнести: Согласование документов, исполнение, контроль, регистрация и многое другое;
- Полностью автоматическое ведение архивных данных, с последующей обработкой данных и большим количеством манипуляций с документами;
- Создание базы данных и ее ведение, при постоянном пополнении (физические лица, организации, номера телефонов и многое другое);
- Возможность оперативного управления и ведения бизнес-процессов;
- Создание различных уровней доступа к корпоративным документам;
Для чего необходимо внедрять DocUnity?
- После внедрения системы к целям и задачам можно отнести:
- Значительное повышение труда сотрудников предприятия;
- Безопасное хранение данных и обеспечение доступа к ним;
- Наиболее эффективная и максимально быстрая обработка данных;
- Контроль над исполнением поставленных задач перед сотрудниками;
- Если офисы находятся на большом расстоянии, то проблемой это не является и на эффективность труда не влияет так, как создается единое информационное поле, для всех офисов одного предприятия;
- Затраты на обеспечение и всевозможные манипуляции с документами, приводятся к минимуму;
При организации рабочего процесса, необходимо решение некоторых задач, с которыми позволяет справиться эта электронная система. К таким задачам можно отнести:
- Удобный, а главное быстрый документный поиск;
- Для документов создается единое месторасположение, это очень удобно для удаленных офисов, такой подход удобен в управление документами;
- Имеется возможность гибкого разграничения доступа, для пользователей системой;
- Маршрутизация каждого конкретного документа упрощена до минимума;
- Точное выявление стадии, на которой находится документ, находящийся в обработке;
- Сотрудники имеют возможность быстрого вхождения в рабочий процесс;
- Контролируются сроки сдачи документов;
- Контроль над исполнением поручений руководства;
- Создание и подготовка отчетов в разрезе, об исполнительской деятельности и других статистических данных;
- Часть документов переводится в электронный вид, что в свою очередь уменьшает нагрузку на сотрудников;
Полный функционал
- Документы различного типа, возможность хранения и учета данных
- Контроль над документами, их мониторинг;
- Корреспонденции входящего и исходящего уровней;
- Заключенные договора;
- Удобное и быстрое выявление место нахождения, бумажного экземпляра документа;
- при необходимости имеется возможность печати карточек документов;
Справочники и их автоматизированное ведение:
- поддержка большого количества справочников, более 25;
- Имеется функция выбора самых популярных значений, при наборе карточки;
- Штатное расписание организации ведется абсолютно автоматически;
- Структура осуществляется в иерархическом порядке;
Рассылки на рассмотрение и регистрация для документов
- Система имеет гибкую настройку нумерации документов;
- Ведутся журналы с данными о регистрации документов;
- Полный контроль, во время любого этапа, который в данный момент проходят документы;
- При необходимости, есть возможность распечатать журнал;
- делается рассылка документов на рассмотрение и проверку;
Контроль над исполнением и качеством, поставленной задачи
- Есть возможность создания резолюций, на поручения и документы;
- Делается автоматическая рассылка на рассмотрение документов;
- На любой заказ, можно поставить одного или нескольких исполнителей, а также сотрудника, который станет контролером данного поручения;
- Исполнители, заказчики, а также сотрудники, контролирующие деятельность выполнения заказа, получают уведомления о датах завершения, начала и других данных к заказу;
- Поручение, которое будет выполнено не качественно, можно отправить на повторное переделывание;
- Поручения могут иметь свою иерархию, так вы можете послать дочерние поручение;
- Осуществляется автоматическая подготовка статистических данных и отчетов по выполненной деятельности, что в свою очередь упрощает работу организации;
Согласование документов перед этапом их подписания
- Подписать документы может не только руководитель, а также лица ответственные за данный проект;
- имеется возможность печати листа согласования;
- Если необходима сложная многоуровневая процедура подписания и согласования, то при использовании данной системы, она будет значительно упрощена, что значительно сэкономит время;
- Маршрут согласования можно сохранить и при следующем удобном случае, действовать по шаблону;
- Возможна визуализация маршрутов, для желающих ознакомиться с ней;
- Если есть замечания их можно добавить в документ или отправить на доработку;
- Если вы желаете возобновить согласование, вы можете сделать это с нуля или же начать с последнего уровня;
Архивное хранение документов и их организация
- Каждое дело имеет контроль сроков хранения;
- Поддерживается номенклатура документов;
- В автоматическом порядке формируется архив по хранению документов;
- Есть возможность списания документов в дело;

Облегченный и быстрый поиск
- Поиск по карточкам документов;
- Документы имеют свое значение атрибутов, по этим характеристикам можно вести поиск;
- Имеются удобные фильтры, которые значительно облегчат поиск;
За счет чего обеспечивается информационная безопасность
- Ведется полный спектр протоколов по каждому действию связанными с работой корпоративных документов;
- Разграничиваются права доступа, для каждого пользователя, что исключает утечку информации;
- Существует возможность делегирования своих полномочий;
Файлы и работа с ними, идущие с документами
- Организация механизмов, помогающих коллективной работе с файлами;
- Имеется возможность неограниченного прикрепления файлов, к карточкам заказа;
- Синхронизация данных, помогает работать эффективнее и вовремя получать необходимые данные;
Имеется возможность коллективной работы, что в свою очередь дает свои преимущества и является крайне удобным, для пользователей: имеется коллективный доступ к документам; автоматическая рассылка пользователям исполняющим заказ; Эффективная обработка документов. При поддержке технологических процессов (workflow).
Программный интерфейс довольно-таки прост и не вызывает затруднений, при работе с ним. DocUnity практичная, а главное полезная система документооборота, позволяющая качественно и с меньшими затратами человеческого ресурса, производить свою работу любой организации. Функциональность изменяется, от роли в системе, пользователя.
Для заказа разработки систем автоматизации документооборота обратитесь в компанию ИТЕРАНЕТ. Мы разрабатываем системы документооборота под требования заказчика на оптимальных платформах, в зависимости от типа бизнеса, структуры организации. Так как мы являемся системным интегратором, то мы можем предложить вам комплексное решение любых проблем, связанных с вашим бизнесом. Телефон службы технической поддержки (многоканальный и круглосуточный): +7 (495) 788-85-01.
Понравилось это:
Нравится Загрузка...
Похожее
You must be logged in to post a comment Логин