САД — система автоматизации документооборота DocUnity

САД - система автоматизации документооборота DocUnity

Современный стандарт программного оборудования, используемый в DocUnity, подымает высокую планку данного продукта. Данная полнофункциональная система, имеет большой выбор платформ, на которой работает DocUnity – это происходит за счет специфики работы на J2EE.

Документооборот и делопроизводство от Iteranet.ru

Многофункциональная система документооборота DocUnity, имеющая широкий спектр возможностей.

Она необходима для решения следующих задач:

  • Создаются электронные архивные данные, с последующей возможностью работы с ними, а также удобное нахождение конкретных документов;
  • Исполнение маршрутизации документов, в рамках рабочего процесса;
  • Высококачественная обработка данных и ее дальнейшее хранение;
  • Огромный спектр деловых процессов выполняемых данным документооборотом, к ним можно отнести: Согласование документов, исполнение, контроль, регистрация и многое другое;
  • Полностью автоматическое ведение архивных данных, с последующей обработкой данных и большим количеством манипуляций с документами;
  • Создание базы данных и ее ведение, при постоянном пополнении (физические лица, организации, номера телефонов и многое другое);
  • Возможность оперативного управления и ведения бизнес-процессов;
  • Создание различных уровней доступа к корпоративным документам;

Для чего необходимо внедрять DocUnity?

  • После внедрения системы к целям и задачам можно отнести:
  • Значительное повышение труда сотрудников предприятия;
  • Безопасное хранение данных и обеспечение доступа к ним;
  • Наиболее эффективная и максимально быстрая обработка данных;
  • Контроль над исполнением поставленных задач перед сотрудниками;
  • Если офисы находятся на большом расстоянии, то проблемой это не является и на эффективность труда не влияет так, как создается единое информационное поле, для всех офисов одного предприятия;
  • Затраты на обеспечение и всевозможные манипуляции с документами, приводятся к минимуму;

При организации рабочего процесса, необходимо решение некоторых задач, с которыми позволяет справиться эта электронная система. К таким задачам можно отнести:

  • Удобный, а главное быстрый документный поиск;
  • Для документов создается единое месторасположение, это очень удобно для удаленных офисов, такой подход удобен в управление документами;
  • Имеется возможность гибкого разграничения доступа, для пользователей системой;
  • Маршрутизация каждого конкретного документа упрощена до минимума;
  • Точное выявление стадии, на которой находится документ, находящийся в обработке;
  • Сотрудники имеют возможность быстрого вхождения в рабочий процесс;
  • Контролируются сроки сдачи документов;
  • Контроль над исполнением поручений руководства;
  • Создание и подготовка отчетов в разрезе, об исполнительской деятельности и других статистических данных;
  • Часть документов переводится в электронный вид, что в свою очередь уменьшает нагрузку на сотрудников;

 

Полный функционал

  • Документы различного типа, возможность хранения и учета данных
  • Контроль над документами, их мониторинг;
  • Корреспонденции входящего и исходящего уровней;
  • Заключенные договора;
  • Удобное и быстрое выявление место нахождения, бумажного экземпляра документа;
  • при необходимости имеется возможность печати карточек документов;

Справочники и их автоматизированное ведение:

  • поддержка большого количества справочников, более 25;
  • Имеется функция выбора самых популярных значений, при наборе карточки;
  • Штатное расписание организации ведется абсолютно автоматически;
  • Структура осуществляется в иерархическом порядке;

 

Рассылки на рассмотрение и регистрация для документов

  • Система имеет гибкую настройку нумерации документов;
  • Ведутся журналы с данными о регистрации документов;
  • Полный контроль, во время любого этапа, который в данный момент проходят документы;
  • При необходимости, есть возможность распечатать журнал;
  • делается рассылка документов на рассмотрение и проверку;

 

Контроль над исполнением и качеством, поставленной задачи

  • Есть возможность создания резолюций, на поручения и документы;
  • Делается автоматическая рассылка на рассмотрение документов;
  • На любой заказ, можно поставить одного или нескольких исполнителей, а также сотрудника, который станет контролером данного поручения;
  • Исполнители, заказчики, а также сотрудники, контролирующие деятельность выполнения заказа, получают уведомления о датах завершения, начала и других данных к заказу;
  • Поручение, которое будет выполнено не качественно, можно отправить на повторное переделывание;
  • Поручения могут иметь свою иерархию, так вы можете послать дочерние поручение;
  • Осуществляется автоматическая подготовка статистических данных и отчетов по выполненной деятельности, что в свою очередь упрощает работу организации;

Согласование документов перед этапом их подписания

  • Подписать документы может не только руководитель, а также лица ответственные за данный проект;
  • имеется возможность печати листа согласования;
  • Если необходима сложная многоуровневая процедура подписания и согласования, то при использовании данной системы, она будет значительно упрощена, что значительно сэкономит время;
  • Маршрут согласования можно сохранить и при следующем удобном случае, действовать по шаблону;
  • Возможна визуализация маршрутов, для желающих ознакомиться с ней;
  • Если есть замечания их можно добавить в документ или отправить на доработку;
  • Если вы желаете возобновить согласование, вы можете сделать это с нуля или же начать с последнего уровня;

Архивное хранение документов и их организация

  • Каждое дело имеет контроль сроков хранения;
  • Поддерживается номенклатура документов;
  • В автоматическом порядке формируется архив по хранению документов;
  • Есть возможность списания документов в дело;

Документооборот и делопроизводство от Iteranet.ru

Облегченный и быстрый поиск

  • Поиск по карточкам документов;
  • Документы имеют свое значение атрибутов, по этим характеристикам можно вести поиск;
  • Имеются удобные фильтры, которые значительно облегчат поиск;

За счет чего обеспечивается информационная безопасность

  • Ведется полный спектр протоколов по каждому действию связанными с работой корпоративных документов;
  • Разграничиваются права доступа, для каждого пользователя, что исключает утечку информации;
  • Существует возможность делегирования своих полномочий;

Файлы и работа с ними, идущие с документами

  • Организация механизмов, помогающих коллективной работе с файлами;
  • Имеется возможность неограниченного прикрепления файлов, к карточкам заказа;
  • Синхронизация данных, помогает работать эффективнее и вовремя получать необходимые данные;

Имеется возможность коллективной работы, что в свою очередь дает свои преимущества и является крайне удобным, для пользователей: имеется коллективный доступ к документам; автоматическая рассылка пользователям исполняющим заказ; Эффективная обработка документов. При поддержке технологических процессов (workflow).

Программный интерфейс довольно-таки прост и не вызывает затруднений, при работе с ним. DocUnity практичная, а главное полезная система документооборота, позволяющая качественно и с меньшими затратами человеческого ресурса, производить свою работу любой организации. Функциональность изменяется, от роли в системе, пользователя.

Для заказа разработки систем автоматизации документооборота обратитесь в компанию ИТЕРАНЕТ. Мы разрабатываем системы документооборота под требования заказчика на оптимальных платформах, в зависимости от типа бизнеса, структуры организации. Так как мы являемся системным интегратором, то мы можем предложить вам комплексное решение любых проблем, связанных с вашим бизнесом. Телефон службы технической поддержки (многоканальный и круглосуточный): +7 (495) 788-85-01.

Понравилась статья? Подпишитесь на электронную подписку - это абсолютно бесплатно! Все самые свежие ИТ Новости и интересные материалы будут приходить вам на почту, вы сможете читать новости с экрана компьютера, планшета или телефона.

You must be logged in to post a comment Логин

%d такие блоггеры, как: