Система документооборота и делопроизводства DIRECTUM

Система документооборота и делопроизводства DIRECTUM

Система электронного документооборота (СЭД) DIRECTUM разработана для улучшения совместной деятельности всех работников предприятия и способствует эффективности их работы по различным направлениям.

Система DIRECTUM – это система Enterprise Content Management (ECM), которая обеспечивает управление электронными документами на всех этапах, причем делопроизводство в бумажном виде оперативно переносится в электронный оборот и таким образом реализовывается весь цикл управления документами. С помощью DIRECTUM и благодаря технологии Workflow эффективно осуществляется управление и обеспечивается контроль бизнес-процессов, начиная от создания документов, их согласования и внедрения в жизнь до организации и проведение совещаний, создания сложнейших задач и управления продажами и прочими процессами взаимодействия разных видов деятельности.

Заказать разработку или внедрение системы электронного документооборота

Составляющие системы DIRECTUM

  • Управление бизнес-процессами, включает в себя процесс согласования и обработки документов на всех этапах их существования (docflow); формирования и контроль выполнения электронных заданий; порядок взаимодействия внутри коллектива в процессе выполнения поставленных задач; обеспечение сопровождения автоматизации процессов (workflow).
  • Управление договорами, включает в себя процесс их согласования и регистрацию сопутствующих документов, порядок работы с ними, начиная от поиска, осуществления анализа, возможности внесения изменений и пр.
  • Управление электронными документами. Включает в себя создание и хранение электронных текстовых документов Microsoft Word, электронных таблиц в Microsoft Excel, рисунков в Microsoft Visio, CorelDraw, а также видео и пр. К нему также относится создание системы поиска документов, четкое определение прав доступа к ним и ЭЦП, организация их поиска по различным критериям выбора, сортировка по направлениям и история всех периодов работы с документами.
  • Делопроизводство. Включает процесс учета бумажных документов строго в соответствии требованиям стандартов, утверждение и ведение номенклатуры дел, контроль наличия бумажных документов, робота по отправке электронных документов с ЭЦП организациям.
  • Управление совещаниями, включает в себя весь процесс проведения совещаний, начиная от выбора места проведения, времени, определения лиц – участников совещания, повестки дня до ведения протокола, его подготовки и направления принявшим участие в совещании до постоянного контроля выполнения принятых решений.
  • Работа с клиентами. Создание единой базой предприятий и их представителей; хранение переписки с клиентами, протоколирование встреч и звонков; анализ проведенной работы по продажам и ее эффективности; разработка новых направлений деятельности; планирование дальнейшей деятельности.

 

Компоненты

Потенциал СЭД DIRECTUM значительно увеличивается благодаря ряду компонентов:

  • DIRECTUM OverDoc. Позволяет выполнять обмен документами, подписанными ЭЦП между организациями без системы DIRECTUM. Благодаря этой бесплатной программе также возможно внесение изменений в документы, просмотр и подписание ЭЦП.
  • Службы хранилищ файлов (DIRECTUM Storage Services). Управление долгосрочным хранением любого объема документов; архив документов; работа с видео — документами; надежность сохранности данных и возможность их автоматического перемещения в пределах хранилищ.
  • Предметно-ориентированый инструмент разработки IS-Builder. Разработка и усовершенствование карточек электронных документов, баз данных, справочников, отчетов, типовых маршрутов; взаимодействие с другими системами; встроенный язык программирования ISBL.
  • Компоненты DIRECTUM для SharePoint. Набор компонентов и механизмов, способных объединить данные системы DIRECTUM и портала на базе Microsoft SharePoint.
  • Процесс быстрой идентификации документа DIRECTUM RapID. Использование штрих-кода гарантирует быстрый поиск электронного документа по бумажному варианту, и сокращает время необходимое для работы.
  • Сервер репликации. Создание иерархических распределенных систем, осуществляющих обмен данными в режиме off-line; система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.
  • Службы преобразования документов (DIRECTUM Transformation Services). Позволяют преобразовывать электронные документы в другие форматы и извлекать из них важную информацию.
  • Службы ввода документов (DIRECTUM Capture Services). Обеспечивает возможность массового ввода документов в DIRECTUM с доступных источников, будь-то электронные файлы, факсы, сканеры, МФУ, электронная почта и прочие.
  • Веб-доступ. Организация работу с электронными документами, заданиями и задачами через веб-браузер с использованием любых устройств.
  • Набор средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset). Взаимодействие с ERP-системами: включение объектов системы в workflow, двухсторонняя синхронизация справочников, возможность работы с документами из ERP-системы.
  • Веб-сервисы интеграции. Обеспечивают процесс обмена данными между СЭД DIRECTUM и интегрированной системой.

Внедрение системы DIRECTUM

После выбора и покупки системы электронного документооборота начинается следующий этап — создание электронного документооборота организации. Для того чтобы система заработала и эффективность ее работы была на лицо, предстоит процесс ее внедрения.

Главная задача, которую ставит компания DIRECTUM перед собой и партнерами — это качественное комплексное внедрение системы. Имея большой опыт внедрению электронного документооборота, компания разработала и постоянно совершенствует собственную технологию внедрения. Комплексное внедрение состоит из следующих этапов:

  • подборку типовых проектных решений;
  • использование самой последней нотации BPMN с моделированием бизнес-процессов;
  • управления проектом проводится в соответствии с уставом проекта;
  • обучение пользователей с обязательной сертификацией специалистов;
  • осуществление анализа и расчет эффективности системы после внедрения.

 

Компания предлагает несколько вариантов внедрения системы:

  • организация самостоятельно выполняет работы, следуя методическим рекомендациям;
  • внедрение «под ключ» компанией DIRECTUM;
  • внедрение партнерами компании DIRECTUM.

Благодаря тщательно разработанной технологии внедрения процесс перехода организации на электронный документооборот происходит легко, без осложнений. После внедрения системы у заказчика полноценно работает:

  • учет и обработка документов, согласование внутри организации проводится только в электронном виде с применением ЭЦП;
  • руководители имеют возможность работать с документами из системы;
  • повышается качество контроля исполнительской дисциплины;
  • все сотрудники структурных подразделений работают в системе;
  • создано единое хранилище документов и корпоративных знаний с доступом к нему всех сотрудников и повышением эффективности их работы.

 

Эффективность внедрения DIRECTUM

Инфраструктура объектов - СКС, слаботочные системы, ремонт, настройка, проектирование

Электронный документооборот – это расширение возможностей документооборота:

  • Прозрачность управления процессами
  • Благодаря системе DIRECTUM получена возможность контроля выполнения бизнес-процессов, позволяющая осуществлять контроль работы организации, а вся деятельность становится прозрачной. Механизм workflow имеет в своем распоряжении огромное количество средств используемых для настройки процессов, не зависимо от их сложности. С помощью СЭД значительно повышается эффективность поддержки деловых процессов, повышается результативность анализа бизнес-процессов.
  • Невозможность несанкционированного доступа

Доступ к документам в системе DIRECTUM определен правами пользователей, что на 100 процентов защищает документы от несанкционированного доступа, чего нельзя добиться при использовании «бумажного» документооборота. Кроме того, предусмотрена возможность установки дополнительных паролей или цифровых сертификатов. Также легко проконтролировать, кем и когда производились какие-либо операции с документами (чтение, корректировка, подписание), все действия фиксируются в протоколе.

Повышается уровень исполнительской дисциплины

Статистика неумолима, около 20% заданий руководства не выполняются. Теперь руководитель имеет возможность контроля любого этапа работы. Таким образом, система DIRECTUM повышает исполнительскую дисциплину сотрудников и дает руководителю уверенность, что сотрудники вовремя выполнят все полученные задания.

Соответствие требованиям стандартов ISO-9000

Основным требованием Системы менеджмента качества (СМК) – это прозрачность документооборота организации, совершенствование системы управления и информационное взаимодействие. Система менеджмента качества разработана на выполнение требований ISO 9001 (СМК). Установка СМК открывает новые возможности использования DIRECTUM:

  • управление документами выполнено в соответствии со стандартами ISO 9001:2000;
  • осуществляется техническая поддержка выполнения регламентов в соответствии с бизнес-процессами;
  • наличие возможности контроля руководителем за работой СМК.
  • Повышение эффективности использования рабочего времени

С внедрением системы DIRECTUM рабочее время не тратится на выполнение не квалифицированного труда, операции связанные с созданием документа, его поиском или согласованием выполняются быстро. Таким образом, рабочее время сотрудниками используется на выполнение более квалифицированного труда, который экономически выгодный для предприятия. Улучшение и ускорение документооборота влечет за собой и ускорение всех бизнес-процессов.

Быстрое внесение изменений системы и легкость обучения

Система DIRECTUM снабжена системой оповещения, поэтому о новых правилах работы сотрудники узнают оперативно, очень просто внедряются новые шаблоны документов или изменяется порядок их обработки и коллектив предприятия продолжает работать с учетом всех изменений.
После запуска системы DIRECTUM в эксплуатацию формируется корпоративная база знаний, которая позволяет экономить время, необходимое для обучения новых сотрудников.

Корпоративная культура

Внедрение электронного документооборота оказывает содействие в развитии корпоративной культуры. Повышается зависимость сотрудников друг перед другом, а усиление горизонтальных связей сплачивает коллектив. Наряду с этим повышается ответственность сотрудников за качество выполнения порученных задач.

Повышение конкурентоспособности

С внедрением системы DIRECTUM конкурентоспособность компании повышается, ведь совершенствуется уровень обслуживания клиентов. Ускорение движения информации, четкое разграничение функций и задач, оперативность контроля улучшает качество работы компании и заметно выделяет ее среди подобных предприятий. Даже если предприятие имеет много филиалов, система повышает оперативность работы и теперь гораздо легче решить вопрос взаимозаменяемости сотрудников.

Преимущества

Основным преимуществом системы является полное соответствие потребностям клиента. Система прекрасно сочетает в себе простоту в работе и огромный потенциал ее применения.

 

Работа системы направлена на повышение эффективности работы.
Усовершенствованное управление контентом обеспечивает полную поддержку полного цикла, ввод документов возможен из любого источников, предусмотрено преобразование документов в другие форматы. Хранение документов надежное и исключает потерю данных.

Разработаны отличные методы идентификации документов и поиск по бумажным копиям.
Современный механизм workflow и редактор схем стандартных маршрутов, позволяет создавать сложные бизнес-маршруты.

Создается хранилище документов неограниченного объема для различного вида контента, а также управление ими в единой системе на протяжении полного цикла.

Система имеет необходимые в работе любой организации функции Управления договорами, Управления совещаниями и Управления взаимодействия с клиентами.

Требование времени, наличие электронной цифровой подписи, реализовано в системе, что позволяет перейти на электронный документооборот и использовать средства криптозащиты, сертифицированные в России.

Внедрен универсальный механизм совместимости, упрощающий работу 1С и других ERP-систем в DIRECTUM. Разработаны библиотеки готовых решений и технологии внедрения СЭД в различных организациях.Иерархическая структура серверов позволяет организовать территориально-распределенную работу с поддержкой в режиме off-line. Реализованы два варианта работы пользователей: через desktop-клиент и с использованием веб-браузера.

Заказать разработку или внедрение системы электронного документооборота

Предусмотрен обмен электронными документами с ЭЦП между организациями, даже в случае использования различных систем документооборота или отсутствия таковых. Система позволяет организовать работу тысяч пользователей и возможность хранить миллионы различных документов. Благодаря наличию развитого инструментария (IS-Builder), система быстро интегрируется с другими системами и имеет возможность совершенствоваться собственными силами, учитывая уровень развития предприятия.

Система соответствует российским стандартам, нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

Пользователи системы

Среди клиентов системы DIRECTUM ГП «Краснокамская бумажная фабрика «ГОЗНАК» и ОАО «Саратовский нефтеперерабатывающий завод», также ЗАО АКБ «НОВИКОМБАНК» и ОАО «АКИБАНК», ООО «Газпром Трансгаз Чайковcкий» и ЗАО «Сургутнефтегазбанк», и многие другие предприятия.

Партнерами компании DIRECTUM стали крупнейшие поставщики оборудования, платформ и различных решений.

Особое внимание уделяется развитию дилерской сети, являющейся основой для внедрения, продвижения и поддержки системы DIRECTUM у клиентов. Дилерская сеть DIRECTUM работает во всех основных регионах России и предоставляет полный объем услуг по внедрению СЭД.

Центры Сертифицированного Обучения проводят обучение и аттестацию, которые дают право получения статуса сертифицированного специалиста DIRECTUM.

Фирма ИТЕРАНЕТ специализируется на разработке и внедрении систем документооборота и делопроизводства (СЭД, СЭДО, DMS, САД, ДОУ, ECM) — у нас вы всегда можете заказать разработку системы электронного документооборота. Вы можете позвонить нам по телефону +7 (495) 788-85-01 — наши менеджеры расскажут вам весь процесс интеграции систем документооборота.

Понравилась статья? Подпишитесь на электронную подписку - это абсолютно бесплатно! Все самые свежие ИТ Новости и интересные материалы будут приходить вам на почту, вы сможете читать новости с экрана компьютера, планшета или телефона.

You must be logged in to post a comment Логин

%d такие блоггеры, как: